Manifest là gì? Hướng dẫn khai E-Manifest trên hệ thống

Khai Manifest là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Quá trình khai Manifest là một trong những thông tin bắt buộc cần có, đóng vai trò vô cùng quan trọng để Hải quan thông quan cho lô hàng của bạn.

Bạn đang tìm hiểu về Manifest? Bạn muốn biết cách khai E-Manifest như thế nào? Tại bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những phân tích và chia sẻ cụ thể nhất.

Manifest là gì?

Manifest là hệ thống tiếp nhận bảng khai báo hàng hóa cùng những chứng từ, giấy tờ của lô hàng dùng để thông quan đối với tàu xuất nhập cảnh. Khi lô hàng đến cảng, hàng tàu sẽ nhận được thông báo hàng đến (tức là Arrival Notice). Việc khai báo hải quan sẽ được thực hiện bởi đại lý ở cảng, các thông tin về lô hàng cần phải khai báo bao gồm: số vận đơn, số lượng hàng, chi tiết về lô hàng, ngày tàu chạy, ngày phát hành vận đơn là bao nhiêu.

Các thông tin dùng để khai báo hải quan phải chắc chắn trùng khớp với những thông tin về lô hàng được cung cấp bởi người xuất khẩu. Việc hãng tàu và đơn vị giao nhận (Forwarder) khai thông tin lô hàng với hải quan sẽ được gọi là khai manifest. Cụ thể hơn, Forwarder sẽ khai manifest cho House Bill of Lading, trong khi đó, hãng tàu sẽ khai manifest cho Master Bill of Lading.

Tại sao việc khai manifest quan trọng?

Việc khai manifest rất quan trọng vì sau khi nhận A/N, consignee sẽ cầm lệnh giao hàng D/O (tức Delivery Order) đến hải quan để lấy hàng, nếu thông tin trên D/O giống với thông tin đã khai trên manifest thì hải quan mới giao hàng cho consignee (người nhận hàng).

Ngoài ra, khi khai manifest một cách cẩn thận và chính xác, ta có thể giảm thiểu sự cố xảy ra trong quá trình thông quan và vận chuyển hàng hóa, đồng thời đảm bảo việc giao nhận hàng hóa được diễn ra thuận lợi và đúng hạn. Việc này đặc biệt quan trọng đối với người nhận muốn nhận hàng sớm nhất có thể.

Manifest được khai khi nào và ở đâu?

Thông thường, các hãng tàu phải khai báo manifest trước khi tàu cập cảng khoảng từ 1 đến 2 ngày. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều nước yêu cầu khai báo Manifest ngay khi tàu đã chạy được 12 giờ để phòng tránh tình trạng buôn lậu. Thời gian khai báo đã được rút ngắn nhờ sự áp dụng của các hệ thống E-Manifest, nghĩa là hệ thống khai báo manifest trực tuyến hay khai báo manifest điện tử.

Điều này giúp quản lý thông tin hàng hóa trên tàu thuận tiện hơn và giảm thiểu thời gian giao hàng cũng như chi phí vận chuyển cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, việc sử dụng E-Manifest cũng giúp cho các tổ chức quản lý và kiểm soát thông tin hàng hóa một cách chính xác và nhanh chóng hơn, từ đó đảm bảo an toàn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.

Hiện nay các doanh nghiệp khai e-manifest trên cổng thông tin một cửa quốc gia tại Link: https://vnsw.gov.vn/

Hướng dẫn khai manifest chi tiết

Để tránh việc chỉnh sửa manifest gây tốn kém và tốn thời gian, việc khai manifest cần được tiến hành hết sức cẩn thận và tỉ mỉ. Việt Nam chúng ta đã chính thức áp dụng hệ thống khai manifest online hay còn gọi là manifest điện tử để hỗ trợ các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa.

Để tiến hành khai manifest, các doanh nghiệp có thể truy cập vào website cổng thông tin một cửa quốc gia như đã đề cập ở trên. Sau khi đăng nhập thành công, bạn cần tải mẫu excel về và điền thông tin một cách đầy đủ và chính xác nhất. Tuy nhiên, để tăng độ dài của văn bản này, tôi sẽ giới thiệu thêm một số thông tin cần lưu ý khi điền thông tin vào các sheet trong file excel như sau:

Declaration list: Đây là mục chứa các dữ liệu chuẩn của hệ thống, tuyệt đối không được động chạm, xóa hay sửa các nội dung ở mục này.

• House bill of Lading: Đây là nơi dùng để các đơn vị giao nhận tức Forwarder khai báo vận đơn gom hàng.
• Goods Declaration: Đây là mục dùng để khai báo các hàng hóa cần xuất nhập khẩu.
• General Declaration: Đây là mục dùng để khai báo bản khai chung.
• Passenger List: Đây là mục dùng để khai báo danh sách khách hàng.
• Empty Container: Đây là mục dùng để khai báo bảng kê danh sách các container rỗng.
• Crew List: Đây là mục dùng để khai báo danh sách thuyền viên.
• Dangerous goods manifest: Đây là mục dùng để khai báo các mặt hàng có trong danh mục hàng hóa nguy hiểm.

Vì vậy, để đảm bảo các thông tin được khai báo chính xác và tránh những sai sót không đáng có, các doanh nghiệp cần phải thực hiện việc điền thông tin đầy đủ và chi tiết vào các sheet trong file excel này. Chú ý, bạn sẽ không được phép thay đổi tên các sheet trong file excel này cũng như không được phép xóa file hay có bất cứ hành động nào khiến các ô sẵn có bị thay đổi. Chúc bạn thành công!

Các bước chỉnh sửa Manifest

Nếu xảy ra trường hợp sai sót khi khai báo thông tin trong Manifest, quy trình chỉnh sửa Manifest sẽ được thực hiện như sau:

Bước 1: Chỉnh sửa thông tin trên trang Link

Sau khi đã cập nhật thông tin mới nhất, người khai cần chọn mã hồ sơ của lô hàng và thực hiện yêu cầu chỉnh sửa thông tin. Sau khi đã hoàn thành việc chỉnh sửa, hồ sơ sẽ được gửi đi để tiếp tục thủ tục.

Bước 2: Người khai cần chuẩn bị và nộp các hồ sơ sau đến cơ quan Hải quan để được chấp nhận bản chỉnh sửa:

• Công văn xin chỉnh sửa.
• Thư điện tử của đại lý hoặc shipper yêu cầu chỉnh Manifest.
• Master bill of lading (MBL) (hoặc house bill of lading – HBL) của lô hàng.

Sau khi Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa, việc chỉnh sửa Manifest sẽ được coi là hoàn thành. Tuy nhiên, quy trình này khá mất thời gian và công sức, do đó, người khai nên khai cẩn thận để hạn chế trường hợp phát sinh sai sót trong quá trình khai báo và chỉnh sửa, từ đó tiết kiệm chi phí chỉnh sửa.